MeinThurgau – Archivage numérique et confiance : Vers une conformité efficace avec swiDOC
Thomas Hepp
Fri Sep 08 2023
Introduction
À une époque de transformation numérique rapide, il devient essentiel de concevoir des processus commerciaux qui ne soient pas seulement efficaces, mais également parfaitement fiables. MeinThurgau AG, une entreprise basée à Weinfelden en Suisse, a relevé ce défi en mettant en place une solution moderne pour l'archivage des documents financiers. La plateforme swiDOC est le cœur d'une stratégie qui permet d'archiver de façon révisable et en conformité avec la loi des documents accumulés sur plusieurs décennies – des factures aux reçus en passant par des documents comptables complets.
La situation initiale était complexe : les petites et moyennes entreprises (PME) se retrouvaient confrontées au défi de stocker une multitude de documents financiers de manière efficace et conforme aux exigences légales. Les strictes normes de la législation suisse exigeaient non seulement un archivage numérique, mais également la preuve que toutes les données restent inchangées et authentiques. C’est dans ce contexte que le partenariat avec OriginStamp intervient, soutenant MeinThurgau avec une technologie blockchain de pointe.
Le Défi
La transformation numérique dans le domaine de l'archivage financier présente plusieurs défis spécifiques. Pour MeinThurgau, il était crucial de trouver une solution capable de répondre aux problématiques suivantes :
- Efficacité dans la gestion des données :
L'archivage de documents et de factures couvrant jusqu'à une décennie nécessitait un système capable de traiter de grands volumes de données de manière rapide et fiable. - Archivage conforme à la législation :
Le respect des exigences strictes en matière d'archivage en Suisse demandait une documentation inviolable de toutes les données financières. - Transparence et confiance :
Les clients et partenaires commerciaux devaient être assurés que toutes les données archivées restaient inchangées et pouvaient être vérifiées à tout moment.
Ces exigences représentaient un obstacle de taille, car les solutions d'archivage traditionnelles ne fournissaient souvent pas l'évolutivité ni la sécurité nécessaires. Le besoin d'une solution à la fois rentable et pérenne a conduit à la décision stratégique d'adopter la technologie de timestamp blockchain d'OriginStamp en conjonction avec swiDOC.
La Solution : swiDOC et la technologie Blockchain Timestamp d'OriginStamp
Pour relever ces défis complexes, MeinThurgau a mis en place la solution d'archivage innovante swiDOC. Cet outil utilise l'API de Timestamp blockchain d'OriginStamp pour attribuer à chaque document archivé un timestamp unique et inviolable. Ainsi, toutes les données financières sont stockées de manière révisable et restent inchangées.
Les caractéristiques essentielles de cette solution sont :
- Signature numérique automatisée :
Chaque document reçoit automatiquement une empreinte digitale, sécurisée sur des blockchains publiques telles que Bitcoin ou Ethereum. - Intégration aux systèmes existants :
swiDOC a été intégré de manière transparente aux logiciels comptables existants et à Office 365, permettant ainsi d'automatiser l'ensemble du processus d'archivage. - Efficacité en termes de coûts et de ressources :
Grâce à cette solution automatisée et évolutive, les coûts opérationnels ont été considérablement réduits tout en garantissant un niveau maximal de sécurité des données.
Cette solution garantit que toutes les données répondent non seulement aux exigences légales, mais restent également transparentes et vérifiables à tout moment. Cela constitue la base d'une relation de confiance durable entre MeinThurgau, ses clients et les autorités.
Mise en œuvre technique et valeur ajoutée
La mise en œuvre de swiDOC s'est déroulée en plusieurs phases clairement structurées. Dans un premier temps, un bilan complet des processus d'archivage existants a été réalisé. Sur la base de cette analyse, un concept sur mesure a été développé pour répondre aux exigences spécifiques de la législation suisse. Les étapes clés se résument ainsi :
- Analyse des systèmes et développement du concept :
Une analyse détaillée des systèmes comptables existants a permis d'identifier les points faibles et les potentiels d'optimisation. Le concept résultant visait à numériser l'archivage tout en respectant les normes de sécurité les plus strictes. - Intégration de l'API OriginStamp :
La technologie Blockchain Timestamp d'OriginStamp a été intégrée à la plateforme afin d'attribuer à chaque document archivé un timestamp inviolable. Cette mesure garantit que toutes les données restent à l'abri de toute falsification. - Automatisation et optimisation des systèmes :
Grâce à l'intégration avec des logiciels comptables courants et Office 365, un processus automatisé a été mis en place, réduisant ainsi considérablement le travail manuel et les risques d'erreurs.
La mise en œuvre technique a permis non seulement de réduire drastiquement les coûts administratifs, mais également de renforcer la confiance des utilisateurs dans l'archivage numérique. L'amélioration de l'efficacité se manifeste notamment par la capacité des entreprises à gérer leurs documents financiers dans un système centralisé et certifié – entièrement révisable.
Résultats et Impact
La mise en œuvre réussie de swiDOC, associée à la technologie Blockchain Timestamp d'OriginStamp, a apporté de nombreux avantages à MeinThurgau. Les résultats obtenus sont les suivants :
- Sécurité accrue des données et conformité :
L'archivage inviolable garantit que tous les documents financiers respectent les exigences légales strictes et peuvent être vérifiés à tout moment. - Amélioration de l'efficacité du processus d'archivage :
L'automatisation et l'intégration aux systèmes existants permettent un déroulement fluide du processus, réduisant significativement l'effort manuel. - Renforcement de la confiance :
L'archivage transparent et inviolable renforce durablement la confiance des clients, partenaires commerciaux et autorités de régulation.
Ces succès soulignent l'importance stratégique de l'innovation dans le domaine de l'archivage numérique. MeinThurgau a su surmonter des défis traditionnels grâce à une technologie moderne, obtenant ainsi un avantage concurrentiel clair.
Retour Client et Perspectives
Le retour positif de Markus Schegg, PDG de MeinThurgau, résume parfaitement le succès de cette mise en œuvre :
"OriginStamp nous fournit les outils numériques qui nous permettent de garantir des valeurs suisses telles que la confiance et la transparence dans l'espace numérique."
— Markus Schegg, PDG, MeinThurgau AG
Cette déclaration montre que la mise en œuvre de swiDOC offre non seulement des avantages techniques, mais également stratégiques. Grâce à cette solution innovante, MeinThurgau a posé des bases solides pour des développements futurs. Le succès de ce projet d'archivage constitue le point de départ pour d'autres projets de transformation numérique visant à rendre les processus encore plus efficaces et sécurisés.
Regardant vers l'avenir, MeinThurgau envisage d'intégrer des fonctionnalités supplémentaires qui optimiseront encore davantage le processus d'archivage et répondront aux exigences d'un marché de plus en plus numérique. Le développement continu et l'adaptation aux nouvelles normes légales resteront au cœur de ses priorités pour maintenir des standards élevés dans le futur.
Conclusion
L'histoire à succès de MeinThurgau démontre de manière éclatante comment l'utilisation ciblée de technologies modernes peut révolutionner des processus commerciaux traditionnels. La mise en œuvre de la solution swiDOC, combinée à la technologie Blockchain Timestamp d'OriginStamp, a permis d'instaurer un archivage légal, automatisé et inviolable des documents financiers.
Ce projet illustre clairement comment l'innovation numérique, associée à des valeurs suisses telles que la confiance et la transparence, peut générer une valeur ajoutée durable – tant pour les processus internes que pour l'image de l'entreprise sur le marché. MeinThurgau établit ainsi de nouvelles références dans l'archivage numérique et pose les bases d'une gestion efficace et pérenne des documents financiers.
